Quem nunca se viu perdido em meio a um montante de atividades que parecem se expandir dentro de um mercado ágil de transformações e disrupções por minuto, que atire a primeira pedra. A grande problemática dentro desse cenário desafiador se dá quando a dificuldade para gerir o tempo – sem dúvidas, nosso bem mais valioso – passa a ser a regra, e não a exceção.
Quando passamos a vivenciar esse eixo de dias constantemente atribulados, é hora de corrigirmos a rota de nossa produtividade e assumirmos o controle sobre nossa rotina, com foco não apenas no ideal da eficiência, mas da conquista de objetivos, construção de bons hábitos e da própria saúde mental.
A arte da gestão de tempo, aliás, é especialmente necessária dentro de um contexto socioeconômico em que vemos o aumento de casos de burnout entre colaboradores e lideranças dos mais diversos segmentos. No esteio da transformação das estruturas de trabalho para um regime híbrido, por exemplo, um estudo da LHH do Grupo Adecco em mais de 60 países constatou que quase 40% dos profissionais ouvidos disseram sentir efeitos de esgotamento relacionado ao trabalho.
E, muito embora inúmeros fatores contribuam para esse cenário de maior estresse e desgaste no exercício profissional, certamente, a otimização sobre a forma como conduzimos nosso dia a dia é um ponto crucial para que possamos combinar qualidade de vida e excelência em nossas jornadas de carreira – um paradigma que vale tanto para lideranças, quanto para colaboradores que estão começando a trilhar sua estrada no mercado.
O fato é que para todo desafio há uma resposta e, no plano da gestão temporal, muitos caminhos levam a Roma. Neste artigo, explico uma das metodologias que considero mais efetivas para que possamos estender nossa produtividade e não precisemos mais clamar por dias infinitos: a tríade do tempo. Me acompanha?
Os obstáculos centrais da produtividade
Mas para que possamos construir um mapa profícuo da gestão de tempo, é fundamental também que tenhamos mais clareza sobre os obstáculos que afetam nosso controle sobre o cotidiano de trabalho e que, sim, vão além de questões externas relacionadas à fluidez ágil do ambiente de negócios contemporâneo.
Sobre esse ponto, um estudo da Harvard Business Review com lideranças organizacionais de diferentes partes do mundo apontou que, para 63% dos executivos, o grande desafio relacionado à gestão de tempo envolve a priorização das inúmeras demandas que, como sabemos, surgem no cotidiano organizacional. Diretamente atrelado a esse contexto, 73% dos líderes alegaram que se distraem e têm dificuldades de concentração ao longo da execução de uma tarefa.
Em outras palavras: foco e organização são duas das vértices que precisam ser melhor trabalhadas no plano gerencial-temporal. E outro dado da pesquisa da Harvard reforça essa conclusão, uma vez que apenas 12% dos entrevistados alegaram que a razão da falta de concentração diz respeito a uma alta carga de trabalho.
De fato, quando perdemos o controle sobre nosso tempo, a capacidade de priorização dá lugar a um movimento de procrastinação que afeta a produtividade de líderes e de seus respectivos squads de trabalho. Daí a importância de uma estratégia de organização pessoal hábil a nos direcionar para aquilo que é realmente relevante dentro de nosso escopo de atividades.
Uma análise da tríade do tempo
Nesse sentido, a tríade do tempo – metodologia criada pelo especialista em produtividade, Christian Barbosa – oferece um norte muito perspicaz para a gestão de tempo que pode ser aplicado tanto em nossa vida pessoal, quanto na liderança de equipes dentro de um contexto corporativo.
Basicamente, esse método divide o escopo das atividades humanas em três grandes esferas:
A esfera da importância: nesse campo, estão todas as atividades que contribuem para o nosso desenvolvimento no curto, médio e longo prazo. A rigor, estão relacionadas com as nossas metas e objetivos mais essenciais e, por isso, deveriam ocupar a maior parte de nossos dias, haja vista que são aquelas que geram mais resultados concretos.
A esfera da urgência: são as atividades que, ou já surgem em nossa profissão com um prazo enxuto, ou se tornaram urgentes em virtude de uma falta de organização temporal.
A esfera circunstancial: finalmente, a esfera circunstancial diz respeito a atividades que, não só não contribuem diretamente com nosso crescimento, como criam obstáculos para a execução de atividades importantes – ampliando, consequentemente, o escopo de tarefas urgentes. Exemplo: acessar excessivamente as redes sociais ou chats; jogos e outras distrações eletrônicas; etc.
No mundo do equilíbrio perfeito da gestão de tempo, o ideal é que cerca de 70% de nosso tempo seja dedicado para atividades importantes, 20% para atividades urgentes – que, claro, não deixaram de surgir, independentemente de nossa eficiência organizacional – e 10% para atividades circunstanciais (essas sim, podem ser deixadas “para amanhã”).
Como se vê, o grande trunfo da tríade do tempo é, justamente, a questão da priorização. Naturalmente, a aplicação da metodologia é fruto de um processo contínuo de aprimoramento e, sobretudo, de autoconhecimento para que possamos saber distinguir aquilo que, de fato, é importante para nossa existência e futuro profissional.
Planejamento, organização, foco e metodologia
Esse processo de adaptação a metodologia, aliás, pode e deve ser acompanhado de recursos que, hoje, nos auxiliam a planejar com mais objetividade nossas atividades e implementar uma organização efetiva. Das agendas eletrônicas aos sistemas de gestão temporal; dos planners de construção de objetivos aos aplicativos de gerenciamento de projetos – é preciso que as lideranças saibam fazer uso da tecnologia a seu favor.
Ademais, é possível complementar a tríade do tempo com outras metodologias e frameworks de trabalho que nos auxiliam a trazer uma mentalidade ágil não só para o contexto profissional, mas para nossas vidas.
O Scrum, por exemplo, é um caminho interessante que divide projetos de modo mais flexível e pode ser interessante para os cenários em que ainda não conhecemos todos os elementos envolvidos naquela iniciativa. Ele foca na etapa e dá mais flexibilidade e espaço para insights criativos, sem que se abra mão da essencial priorização.
Por fim, do ponto de vista pessoal, deixo aqui o reforço de que, enquanto lideranças, temos também de saber delegar, ter a clareza de que nem tudo é para hoje – afinal de contas, quando tudo é importante, nada é importante – e que, assim como devemos ter o foco que irá nos levar rumo a conquista de nossos objetivos essenciais, devemos também saber a hora de parar, recarregar e abrir espaço inclusive para o ócio criativo.
Já imaginou, afinal, o que seria de uma vida sem o tempo para um bom livro, para cultivarmos a mente ou a proximidade com aqueles que amamos?
Sim, pois no fim, nosso propósito maior é a plenitude. Plenitude que se constrói com trabalho, foco, mas também com a capacidade de olharmos para fora, aproveitarmos o dom da vida e sabermos equilibrar anseios e serenidade.
